POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

CONSIDERACIONES GENERALES. I

El Estado Colombiano en su artículo 15 de la Constitución Nacional de 1991, consagra el derecho que le asiste a todo ciudadano a conocer, actualizar y rectificar los datos personales recogidos sobre ellas en bases de datos y/o archivos de entidades públicas y privadas; de igual manera el derecho a la información consagrado en el artículo 20. Derechos desarrollados en las Ley Estatutaria 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, Ley Estatutaria 1266 de 2008, “Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales” y de conformidad con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013, así como los decretos reglamentarios 1074 de 2015 y 1727 de 2009 y, cualquier norma que los sustituya o modifique.
De acuerdo con lo anterior, CONSULTORÍA Y ASESORÍA LEGAL CONAL JMC ABOGADOS., – en adelante JMC ABOGADOS., en su calidad de RESPONSABLE del tratamiento de la información y protección de datos personales que previamente le ha sido autorizado y en consecuencia recibe, recolecta, recopila, almacena, utiliza, circula, transmite, transfiere, actualiza, rectifica, suprime, maneja y trata, pone en conocimiento al público en general, clientes, empleados, contratistas, proveedores, accionistas, acreedores, deudores y terceros con los que JMC ABOGADOS entable relaciones de cualquier índole,
que se COMPROMETE a respetar los derechos de privacidad de la información y/o datos personales, y en consecuencia pone en conocimiento la presente POLÍTICA; de imperativa aplicación en todas y cada uno de los trámites, acciones y/o procesos en las cuales se involucre tratamiento de la información y datos personales.

OBJETIVO.

El objeto de esta política es poner en conocimiento a todas las personas naturales que ingresan a nuestra Página Web solicitando consultas jurídicas y/o la prestación de nuestros servicios jurídicos, público en general, clientes, empleados, contratistas, proveedores, accionistas, acreedores, deudores y terceros con los que JMC ABOGADOS entable relaciones de cualquier índole, los derechos que les asiste, los procedimientos y mecanismos dispuestos por JMC ABOGADOS para hacerlos efectivos.

ALCANCE.La presente política de tratamiento de la información y protección de datos personales aplica para todos los titulares de los datos personales que sean tratados de cualquier manera por JMC ABOGADOS. De esta manera, se garantiza la protección de los derechos fundamentales a la intimidad personal y familiar, al buen nombre, derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información de datos personales que se ha recibido y recolectado previamente. Así mismo, se pone de presente los destinatarios obligados; definiciones, principios aplicables, finalidades del tratamiento, derechos de los titulares de la información, los procedimientos y mecanismos dispuestos por JMC ABOGADOS para hacerlos efectivos; consultas, quejas y reclamos, seguridad y vigencia.

DESTINATARIOS OBLIGADOS y SANCIONES. II

La presente Política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los Abogados, dependientes judiciales, directivos, administrativos y demás empleados de JMC ABOGADOS., contratistas y terceros con los que entable relaciones de cualquier índole y que obren a su nombre.

Sin excepción alguna, todos y cada uno de los empleados deben observar, respetar y acatar a cabalidad la presente POLÍTICA en el cumplimiento de sus funciones, de conformidad con el Numeral 1 del Artículo 58 del Código Sustantivo del Trabajo, según el cual es OBLIGACIÓN ESPECIAL DEL TRABAJADOR “observar los preceptos del reglamento, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular imparta el empleador o sus representantes”.

Para los casos en los cuales exista relación civil o comercial, en virtud del cual se obre a nombre o en representación de JMC ABOGADOS., se deberá incluir una cláusula contractual según la cual se obliguen a cumplir esta Política.Cabe anotar, que el incumplimiento parcial o total de la presente política o el indebido tratamiento de la información y/o datos personales acarreará sanciones de tipo laboral; así como responsabilidad contractual según el caso, so pena de estar obligado a responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que se puedan causar tanto a los TITULARES como a JMC ABOGADOS de la información y/o datos personales. En lo que concierne al ámbito laboral, se aplicará en los términos del numeral 6° del artículo 62, modificado por el artículo 7° del Decreto 2351 de 1965 – Terminación del contrato por justa causa -. Se considerará como justa causa para dar por terminado de manera unilateral el contrato de trabajo, la violación grabe y reiterada de las obligaciones contenidas en la presente política. Lo anterior sin perjuicio de la investigación y sanción penal a que haya lugar, por la violación de datos personales conforme lo establece el artículo 269F del código penal colombiano, artículo adicionado por el artículo 1 de la Ley 1273 de 2009.

DEFINICIONES. III

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales. La autorización podrá materializarse de forma escrita, verbal o a través de conductas inequívocas del titular de la información que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. 

Base de Datos: Es el conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. 

Consulta: Solicitud del Titular del Dato o las personas autorizadas por éste o por la ley, para conocer la información que se tiene sobre él en Bases de Datos o archivos de información.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Datos como el nombre, el número de identificación personal, dirección de domicilio y/o residencia, la dirección de correo electrónico, número telefónico o línea celular, entre otros. Los Datos Personales se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.

3.4.1 Dato Personal Sensible: Toda aquella información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación Política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).

3.4.2 Dato Personal Público: Dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los Datos Personales existentes en el Registro Mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 C.co). Así las cosas, estos datos pueden ser obtenidos e igualmente ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

3.4.3 Dato Personal Privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.

3.4.4 Dato Personal Semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

3.5 Encargado del Tratamiento: Persona que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

3.6. Responsable del Tratamiento: Persona que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

3.7 Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

3.8 Cliente: Persona natural o jurídica, pública o privada con las cuales JMC ABOGADOS tiene una relación contractual de tipo civil o comercial.

3.9 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3.10 Transferencia: Tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

3.11 Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

3.12 Reclamo: Solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley, para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales. 

3.13 Requisito de procedibilidad: En los términos del artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.3.14 Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política de Tratamiento de información que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

PRINCIPIOS APLICABLES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. IV

JMC ABOGAGOS., en el desarrollo, interpretación y aplicación de la protección y tratamiento de datos personales, aplicará de manera armónica e integral, los siguientes principios orientadores. 

4.1 Legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

4.2 Finalidad: Los datos personales serán utilizados estrictamente para una finalidad legítima y para cuyo propósito específico y explícito autoriza el titular o permitido por la Ley, el cual deberá ser informado de manera previa, clara, precisa acerca de la finalidad de la información suministrada; acatando siempre la Constitución y la Ley.  

4.3 Temporalidad: La información del titular no podrá ser suministrada a usuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad del banco de datos.

4.3 Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular o permitido por la Ley. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

4.4 Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

4.5 Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

4.6 Acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales sólo podrá realizarse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán ser accesibles por Internet o por otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o los usuarios autorizados conforme a la Ley.

4.7 Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la Ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.4.8 Confidencialidad: Todos los Abogados, dependientes judiciales, directivos, administrativos y demás empleados de JMC ABOGADOS., así como contratistas y terceros con los que entable relaciones de cualquier índole y que obren a su nombre y en general, a todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. V

JMC ABOGADOS, en su calidad de RESPONSABLE del tratamiento de la información y protección  de datos personales que previamente le ha sido autorizado y en consecuencia recibe, recolecta, recopila, almacena, utiliza, circula, transmite, transfiere, actualiza, rectifica, suprime, maneja y trata, pone en conocimiento al público en general, clientes, empleados, contratistas, proveedores, accionistas, acreedores, deudores y terceros con los que JMC ABOGADOS entable relaciones de cualquier índole, podrán ser utilizados para los siguientes propósitos o finalidades.

5.1 Datos de cliente: 

1. Para efectos de presentar portafolio de servicios jurídicos que ofrece JMC ABOGADOS; presentación que será enviada a través de medios tradicionales y/o electrónicos. 
2. Para efectos de presentar ofertas o promociones de servicios jurídicos que ofrece JMC ABOGADOS; presentación que será enviada a través de medios tradicionales y/o electrónicos.
3. Presentación de cotizaciones de servicios jurídicos que ofrece JMC ABOGADOS; presentación que será enviada a través medios tradicionales y/o electrónicos.
4. El envío, por medios tradicionales o electrónicos, a respuesta de dudas e inquietudes o consultas jurídicas que previamente ha llegado a través de todos los canales de atención de JMC ABOGADOS. 
5. Sustanciar o sustentar la relación contractual que se establezca con JMC ABOGADOS.  
6. Elaboración de documentos jurídicos como derechos de petición, tutelas, demandas, denuncias, oficios u otros documentos propios de la actividad y ejercicio profesional para el cual fue encomendado previamente JMC ABOGADOS.
7. Realizar la transmisión y/o transferencia de datos a otras Firmas Jurídicas, Despachos Judiciales, Notarias, Consulados, Embajadas, Entidades Públicas o Privadas o terceros con el fin de cumplir las obligaciones adquiridas mediante el poder conferido o contrato de mandato. La transmisión y transferencia podrá efectuarse incluso a Entidades Públicas o Privadas u Organismos en países extranjeros que pueden tener un nivel de protección diferente respecto al ordenamiento jurídico colombiano, para efectos de dar cumplimiento al asunto encomendado 
8.  El envío, por medios tradicionales o electrónicos, informes de gestión, reportes o información constante de la evolución del asunto encomendado. 
9. Expedición o emisión de recibos, facturas, cuenta de cobro u otros documentos donde conste pagos de honorarios o gastos adicionales; los cuales se entregarán de manera personal o a través de medios tradicionales y/o electrónicos.
10. Brindar respuesta a peticiones, consultas, quejas y reclamos que sean realizadas por organismos de control y demás autoridades que en virtud de la Constitución y la Ley deban recibir los datos personales.
11. Efectuar consultas en distintas bases de datos y/o fuentes autorizadas (OFA, ONU, entre otras) por la Constitución y la Ley que se requieran en aras de efectuar control y prevención de fraudes o delitos relacionados con el lavado de activos.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES. VI

De acuerdo con lo preceptuado en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones legales vigentes, son derechos de los titulares de la información los siguientes, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a JMC ABOGADOS del tratamiento de estos. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a JMC ABOGADOS responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley; 
3. Ser informado por JMC ABOGADOS, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; 
5. Solicitar a JMC ABOGADOS revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando considere que no se ha respetado el tratamiento acorde con los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, mediante la presentación de un reclamo formal, de acuerdo con el procedimiento establecido en el numeral 7.2. de la presente política. No obstante, y de acuerdo con el artículo 9° del Decreto 1377 de 2013, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos;
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA, PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS. VII

7.1 CONSULTAS. Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos administrados por JMC ABOGADOS. 

El titular de la información podrá solicitar la consulta de su información a través de nuestro canal digital correo electrónico: [email protected]. La solicitud deberá ir acompañada del documento de identificación vigente.

Cuando la información consultada es solicitada por los causahabientes, la solicitud deberá ir acompañada de documento que permita demostrar el parentesco con el titular de la información y su documento de identificación vigente.

Una vez recibida la solicitud, la misma será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.2 PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS. El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante JMC ABOGADOS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al JMC ABOGADOS o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

1. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.4. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante JMCABOGADOS o Encargado del tratamiento.

SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES. VIII

JMC ABOGADOS, en estricta materialización del principio de seguridad, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros de sus bases de datos objeto de tratamiento, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. IX

El área responsable de la atención de consultas, peticiones, quejas y reclamos, ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar los datos personales, la autorización recae directamente por el administrador de la página Web de JMC ABOGADOS, la cual pude ser contactado a través del canal digital correo electrónico: [email protected].

VIGENCIA. X

Su vigencia inicia a partir de su publicación en el sitio Web denominado www.jmcabogados. JMC ABOGADOS se reserva el derecho a modificar la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, en la medida que surja actualizaciones normativas y/o jurisprudenciales.

La presente política fue modificada y publicada en el sitio Web denominado www.jmcabogados el 25 de septiembre del año 2023 y entra en vigor a partir de la fecha de publicación. La última actualización se realizó el 25 de septiembre de 2023.